La conservazione digitale a norma

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Scopriamo come ottenerla con Legal Archive, il nuovo sistema di conservazione digitale dei dati sviluppato dalla società Ifin Sistemi.

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Legal Archive è il nuovo sistema di conservazione digitale dei dati sviluppato dalla società Ifin Sistemi (www.ifin.it), un gruppo specializzato nella gestione dei documenti aziendali in modalità paperless. I documenti hanno un ruolo fondamentale all’interno di qualsiasi ambito lavorativo, specie se si tratta di risorse importanti per l’attuazione del lavoro. 
In qualsiasi ente, pubblica amministrazione, o ambito privato, va adottato un metodo standard relativo alla conservazione a norma dei documenti affinché siano digitalizzati e conservati nel tempo in ottime condizioni. 
In particolare per le pubbliche amministrazioni e per gli enti privati importanti che operano in campo di sanità, sicurezza dati, istruzione e sistemi bancari, il tema della conservazione sostitutiva è quanto mai impellente vista l'obbligatorietà, a stretto giro, di adeguarsi con software di conservazione digitale compliant alle nuove Regole Tecniche.
 
Le leggi emanate subiscono continue variazioni con l’obiettivo di migliorare sempre di più la conservazione dei dati, la loro sicurezza e l’intercambiabilità tra diversi sistemi gestionali ed amministrativi secondo  standard internazionali come l’OAIS, il Dublin Core e l’UNI SinCRO. Per ottemperare le ultime risoluzioni normative, Ifin Sistemi, azienda leader nella conservazione digitale dei dati ha presentato "Legal Archive" una soluzione innovativa che permette di velocizzare tutti i tempi e di allinearsi nel più concreto, intuitivo e veloce modo possibile agli standard richiesti dalle nuove normative.
 
Legal Archive rispetta tutte le linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale dello scorso dicembre 2013 e permette di conservare accuratamente e gestire qualsiasi tipo di documento in qualsiasi ambito amministrativo, di natura informatica, fiscale, sanitaria, giuridica, ecc. 
Sia che si tratti di conservare fatture, che di referti clinici, oppure contratti di lavoro, Legal Archive grazie alla sua architettura è in grado di catalogare e conservare tutto senza problemi anche se si tratta di grandi volumi di dati. La sua flessibilità gli permette di espandersi in base alla necessità e al contesto in cui viene impiegato e può essere distribuito su più server senza alcuna limitazione.
Per garantire il rispetto totale della normativa sulla conservazione a norma dei dati, Legal Archive permette di conservare i dati nel tempo in maniera non modificabile, i dati risultano quindi statici e questo ne preserva l’autenticità in caso di controllo; il software velocizza le operazioni di ricerca dati grazie ad una comoda funzione di ricerca full text, anche trasversale, cioè tra diversi tipi di documenti in formati diversi e catalogati in aree completamente separate; il software è completamente personalizzabile per adattarsi alle esigenze di qualsiasi ambito lavorativo che ne faccia uso, inoltre, si interfaccia con tutte le certificazioni, rispetta tutti gli standard e si aggiorna in base alle normative vigenti. 
 
Il sistema prevede la conservazione di tutti i dati, dei manuali del Responsabile della Conservazione e prevede la produzione della copia conforme con il contrassegno elettronico.
 
Adottando Legal Archive, il responsabile del processo di conservazione sostitutiva dei documenti avrà tutti i mezzi necessari per svolgere al meglio la sua attività lavorativa, e riuscirà a perseguire gli obiettivi di sicurezza dati aziendali nella maniera più veloce, pratica e automatica possibile. Legal Archive è il miglior sistema di software che permette oggi la conservazione e il mantenimento nel tempo dei documenti in un epoca sempre più digitale che richiede continui cambiamenti. Legal Archive realizza pienamente la sua funzione garantendo un sistema documentario che viene conservato nel suo intero ciclo di vita, contribuendo così a raggiungere l’obiettivo di un’amministrazione digitale oltrepassando le ostilità e la prudenza che fino ad oggi hanno portato le amministrazioni ad un caos documentale.
Legal Archive rappresenta l’innovazione dell’ITC in un sistema amministrativo che deve evolversi per adeguarsi ai sistemi internazionali già digitalizzati da tempo e improntati su principi come risparmio e ottimizzazione delle risorse, in un obiettivo a lungo termine che prevede l’ammodernamento di tutte le pubbliche amministrazioni.

Infine, ma non meno importante, c'é da specificare che Legal Archive è già a norma con le recentissime nuove regole tecniche di conservazione pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale. Ricordiamo difatti che entro 36 mesi dalla pubblicazione suddetta, tutti i sistemi di conservazione digitale di aziende e pubbliche amministrazioni dovranno adeguarsi alle nuove regole.

Trovate tutto sulla conservazione a norma su Ifin.it

Pubblicato il 01/04/2014