Una piattaforma "rivoluzionaria" per la gestione documentale e la collaborazione aziendale che funziona in modo social

Sviluppata da Top Consult è un'assoluta novità sul mercato: cambia radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti, introducendo un nuovo modo di lavorare con gli strumenti dei social network e della social collaboration.
del 16/10/13 - di Roberto De Pra'

Torino, 16 ottobre 2013 – Top Consult, società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, annuncia la nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED. Si tratta di un sistema completamente nuovo, che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti.

Progettata nel Laboratorio Sviluppo Software di Torino con criteri “rivoluzionari”, TopMedia Social NED presenta tre caratteristiche principali: è una piattaforma enterprise dall’architettura potente e scalabile, ha un’interfaccia intuitiva che consente a ogni utente di lavorare con strumenti social secondo le proprie specifiche esigenze, e offre nuove soluzioni per la collaborazione aziendale basate su strumenti innovativi modellati sui social network e sull’alternativa all’email.

“Focalizzati sul mercato documentale da oltre 25 anni, con il nuovo prodotto abbiamo voluto fare un decisivo salto di qualità – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult. Innanzitutto TopMedia Social NED è la prima piattaforma documentale italiana di tipo enterprise, come quelle dei leader mondiali del settore, ma conforme alle leggi italiane (grazie alla focalizzazione e l’esperienza di Top Consult, pioniere di quest’area), meno complessa e costosa. Inoltre abbiamo voluto proiettarci in avanti, verso le nuove conoscenze dei social network e della social collaboration, per cambiare radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti, migliorare i metodi di lavoro e realizzare la trasformazione culturale e organizzativa del Social Business”.

L’architettura enterprise: affidabile e scalabile

La nuova piattaforma documentale TopMedia Social NED si basa su un’architettura enterprise potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate, con decine di milioni di documenti e migliaia di utenti contemporanei. E’ scalabile e può sostenere più piattaforme documentali su più server, più archivi documentali collegati ad una piattaforma, archivi centralizzati e distribuiti. La sua alta affidabilità è assicurata da funzionalità native di load balancing e fault tolerance.

Nuova interfaccia social per l’utente:
funzioni ad hoc per ogni figura aziendale

TopMedia Social NED propone un nuovo modo di lavorare per l’utente, che interagisce con il sistema documentale tramite un’interfaccia “Surfer” semplice e intuitiva per utilizzare le funzionalità social più adatte alla sua attività e al ruolo ricoperto in azienda.

Gli utenti professionali che utilizzano quotidianamente il software hanno a disposizione funzionalità di ricerca documenti sofisticate e potenti; quelli occasionali, come ad esempio manager o mobile worker, possono utilizzare funzionalità social (derivate dall’uso dei dispositivi mobili e dai social network) più adatte al loro lavoro: Preferiti, Recenti, Tag, Notifiche, Ricerca Libera (come accade con motore di ricerca Internet).

Finora i criteri di archiviazione dei documenti erano rigidi e prestabiliti dall’azienda in funzione dei processi: con l’uso dei tag gli utenti possono usare una classificazione aggiuntiva, personale e informale, che fornisce maggiore flessibilità e semplicità al loro lavoro. Rilevante è anche la portata delle notifiche, che non sono effettuate tramite e-mail ma mediante un sistema di messaggistica interna che opera come strumento di comunicazione istantaneo.

Il nuovo modo di operare è utilizzabile su tutti i client, a seconda di dove si trova l’utente e di cosa sta facendo: il PC, il notebook, lo smartphone o il tablet. Per i dispositivi mobili c’è il client Surfer Mobile, che mediante App native rende disponibili tutte le funzionalità interattive della piattaforma documentale.

I processi collaborativi aziendali: scompare l’e-mail,
nascono il Groupware e il Social Business

Le soluzioni TopMedia Social NED per i gruppi di lavoro (Groupware) creano un social network aziendale, sicuro e protetto, facilmente accessibile da tutti i client, centrato sulla collaborazione e la condivisione fra persone eterogenee di settori diversi, interni e anche esterni all’azienda. Gli utenti operano all’interno di un ambiente comune, condividendo contenuti e messaggi.

Le nuove funzionalità di Groupware consentono di eliminare dalle caselle email tutti i messaggi con file allegati e quelli contenenti link inviati agli utenti per farli interagire con i workflow aziendali. Svincolano inoltre l’operatività degli utenti dalle rigide regole imposte dalla gestione documentale e trasformano l’attuale comunicazione via e-mail legata ai processi aziendali e ai documenti in un insieme di notifiche semplici e meno invasive.

Oggi la collaborazione è la sfida principale di tutte le aziende. Bisogna integrare l’organizzazione tradizionale, che rimane necessaria per definire responsabilità, obiettivi e piani, con le nuove forme organizzative della rete collaborativa emergente, indispensabili quando si richiedono azioni non previste dai processi, dai ruoli o dalle mansioni definite. C’è un crescente interesse ad usare le tecnologie social al proprio interno, per connettere le persone più efficacemente, ottenere il loro coinvolgimento, mettere meglio a frutto l’”intelligenza” e l’energia collettive, favorire le nuove idee e i cambiamenti organizzativi.

La soluzione TopMedia Social NED per la collaborazione aziendale permette di organizzare il lavoro su basi nuove e diventa il perno su cui costruire proprio la trasformazione culturale-organizzativa e il nuovo modo di lavorare del Social Business.


La nuova piattaforma enterprise TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale sarà presentata in anteprima a SMAU Milano 2013, Fieramilanocity, 23-25 ottobre, nello stand Top Consult (N.B20 Padiglione2). Le PMI potranno vedere all’opera anche i nuovi Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED, pronti all’uso e fruibili sia in house che su cloud.


***

Top Consult, il valore dell’esperienza

Costituita nel 1987 a Torino, Top Consult è stata una delle prime società italiane ad operare nella gestione elettronica dei documenti: oggi è uno dei leader di questo settore, dove conta oltre 500 clienti privati e pubblici in Italia e in Europa. Fra loro, ci sono colossi come L’Orèal, Ariston Thermo Group, Lavazza, Luxottica, RINA-Registro Italiano Navale, Acque San Benedetto, Coop Adriatica, TagHeuer, che fanno affidamento sulle soluzioni Top Consult per migliorare gestione del business e competitività.
Il suo sistema documentale TopMedia NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, altamente integrabile con qualsiasi sistema gestionale e ERP, è stato costantemente arricchito e potenziato per adattarlo all’evoluzione dell’informatica e alle esigenze dei clienti. Oggi il motore di tutte le soluzioni Top Consult è TopMedia Social NED, la nuova “rivoluzionaria” piattaforma enterprise che per la prima volta sul mercato applica i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti.
Pioniere in particolare della conservazione sostitutiva dei documenti (fiscali e non) con un impegno che risale agli albori della legislazione digitale, nel ’94, Top Consult realizzava già nel ’99 per il Comune di Pesaro l’archivio sostitutivo dei documenti dell’Anagrafe, primo esempio in Italia di conservazione a norma di legge. Le Soluzioni Lex, corredate da servizi legali e organizzativi, realizzano archivi sostitutivi a norma in pochi giorni e sono già operative presso centinaia di clienti su ogni tipologia di documenti, PEC compresa.
Oltre che sulle soluzioni di Gestione Elettronica dei flussi di Documenti e sulla loro Conservazione sostitutiva in house e su cloud, l’offerta Top Consult si articola su Fatturazione Elettronica a norma di legge, Spedizione Massiva e multicanale dei documenti, Archiviazione automatica dell’e-mail, Gestione della Corrispondenza e della PEC, OCR Data Capture, Workflow, applicazioni Mobile per smartphone e tablet, soluzioni di Collaborazione Aziendale.
Le soluzioni applicative fornite sono di 2 tipi: per le grandi imprese ed enti si realizzano articolati progetti ad hoc basati sulla piattaforma documentale enterprise TopMedia Social NED; per le PMI che vogliono realizzare velocemente e a costi contenuti soluzioni in specifici settori come la Contabilità, il Personale o la Gestione della Corrispondenza, vengono impiegati i Pacchetti Applicativi TopMedia Social NED già pronti all’uso sia in house che su cloud.
Negli ultimi anni l’intervento del legislatore a favore della “dematerializzazione” ha portato al consolidamento del documento informatico nella vita aziendale (dal Libro Unico del Lavoro alla PEC, alla fattura elettronica) e all’obbligo per imprese e PA di comunicare fra loro esclusivamente in modo informatico. Le aziende dovranno uniformarsi alle normative e, in un mondo di documenti via via solo informatici, dove la gestione e conservazione a norma sono obbligatorie, il sistema documentale diventerà l’asse portante del sistema informativo.
In questi nuovi scenari, le imprese devono affidarsi a partner esperti e affidabili come Top Consult, capace di guidarle nelle scelte tecnologiche e nelle trasformazioni organizzative e dei processi. Da sempre focalizzata esclusivamente sulle tematiche documentali, Top Consult è stata il pioniere della conservazione sostitutiva, ha profonda conoscenza delle normative e una ultraventicinquennale esperienza sul campo attraverso la realizzazione di centinaia di progetti a fianco di organizzazioni diverse, in tempi diversi e integrati con sistemi informativi diversi.

www.topconsult.it


Per maggiori informazioni:
Roberto De Pra’ - Ufficio Stampa Top Consult
I/C Immagine Comunicazione
Tel. 02.91433540 – [email protected]

Licenza di distribuzione:

INFORMAZIONI SULLA PUBBLICAZIONE

Top Consult Srl

Responsabile account:
Roberto De Pra' (Resp. Comunicazioni (coll. esterno))

Contatti e maggiori informazioni
Vedi altre pubblicazioni di questo utente