Riunioni motivanti: il motore della crescita aziendale

E' comune il sentire che le riunioni suscitano il malcontento dei dipendenti, ma tal sentire, evidenzia dei problemi nelle procedure di svolgimento di tali momenti. Da recenti analisi risulterebbe chiaro che la maggioranza delle persone consideri le riunioni inutili se non addirittura, dannose per risolvere concretamente i problemi all'interno dell'azienda.
del 08/09/08 - di Antonio Lombardozzi

Torto o ragione?
Se pensiamo a come spesso vengono condotti nella realtà questi momenti di aggregazione aziendale, forse possiamo riscontrare dei punti di revisione che giustificano il malcontento. E' un fatto culturale senza dubbio, ma il management dovrebbe dedicare una maggiore attenzione alle regole basilari da seguire per condurre al meglio un briefing o una riunione di programmazione e non limitarsi semplicemente ad una gestione a braccio o a condurli in maniera completamente passiva.

Le riunioni sono lo strumento in assoluto più potente per l'organizzazione e costituiscono il motore della determinazione e della motivazione delle persone. Come suggerito nel Capitolo 4 del libro "Per Fortuna c'è la crisi"di Fabrizio Cotza, il risultato che si dovrebbe ottenere è il seguente: Persone che escono dall'incontro sapendo ciò che devono fare, ma soprattutto più cariche e motivate di quando sono entrate."

MA COME ORGANIZZARE UNA RIUNIONE EFFICACE!

Riunioni motivanti Esistono delle "regole" fondamentali per organizzare e gestire al meglio una riunione sia da un punto di vista tecnico che comportamentele.

Dal punto di vista tecnico:

* definire gli obiettivi e lo scopo dell'incontro
* la durata prevista (mai superiore alle due ore perché dopo questo periodo, l'attenzione delle persone si riduce ai minimi termini)
* gli argomenti all'ordine del giorno o un elenco delle persone che dovranno partecipare (deciso sulla base degli obiettivi stabiliti e del ruolo aziendale di ogni partecipante)

Dal punto di vista comportamentale:

* iniziare la riunione all'ora stabilita. La regola del "just in time", in questo caso, è più valida che mai!
* se la riunione è legata a progetti sviluppati anche nel corso di incontri avvenuti in precedenza, fare un breve riassunto degli elementi già emersi, dai quali eventualmente ripartire
* condurre la riunione tenendo ben presente l'ordine del giorno e impedendo inutili divagazioni che gli possono portare solo a perdite di tempo
* rispettare la durata prevista per la riunione
* scrivere una scaletta dell'intervento creando eventualmente slides da proiettare
* porre un unico argomento e tenere un filo conduttore
* uscire dalla riunione con una serie di decisioni prese, altrimenti la riunione sarà stata inutile
* preparare un verbale esauriente e distribuirlo a tutti i partecipanti e a quanti, pur non avendo presenziato direttamente all'incontro, possono avere un qualche interesse a visionarne i contenuti. Il verbale dovrà contenere una parte dedicata alle azioni decise nel corso della riunione e da compiere nei giorni successivi. Bisognerà annotare le azioni, chi le dovrà svolgere e la data prevista per il loro completamento

A distanza di un numero di giorni, definito già in riunione, si vaglierà un avanzamento delle azioni decise e in corso!

Ma dal punto di vista del collaboratore cosa significa PARTECIPARE A UNA RIUNIONE?

Riunioni motivantiLe cattive riunioni nascono dall'atteggiamento e dall'approccio mentale delle persone che le conducono ma anche di quelle che vi prendono parte. Organizzare bene una riunione è quindi il primo passo per uno svolgimento dell'incontro e un "follow up" ottimale, ma non basta. Anche chi partecipa alla riunione dovrà seguire una serie di regole e l'organizzatore dell'incontro dovrà essere lì anche per ricordarle:

* leggere con attenzione l'agenda inviata con la convocazione e prepararsi sull'argomento trattato. In modo tale che tutti i partecipanti abbiano un'idea chiara di ciò per cui sono chiamati a discutere. Questi momenti di aggregazione devono essere visti come un momento di sintesi, non di analisi che andrà fatta, invece, a tavolino di arrivare puntuali
* di far parlare almeno per il 50% del tempo le persone presenti
* di esaminare ogni azione di disturbo: spegnere i telefonini e non utilizzare i portatili se non per le necessità dell'incontro
* ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali fuori luogo o da conversazioni con i vicini ovvero gli "small talks", citati dagli americani che portano a smarrire gli obiettivi a scapito dell'efficienza
* mantenere un atteggiamento positivo: durante le discussioni, spesso può accadere che l'argomento trattato non venga analizzato correttamente perché ogni partecipante mira unicamente alla difesa delle proprie posizioni, oppure è condizionato da altre variabili
* leggere con attenzione il verbale distribuito e svolgere le azioni decise nel corso della riunione che sono a nostro carico

"Una riunione ben fatta creerà spirito di gruppo, coinvolgimenti nei problemi da affrontare, un clima aziendale sereno ed una rinnovata voglia da parte di tutti di raggiungere gli obiettivi aziendali. Ecco perché dalle riunioni i tuoi uomini devono uscire con le idee chiare, tanta energia ed una gran voglia di fare" (Cap. 4 " Per Fortuna c'è la crisi " Fabrizio Cotza).
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ANTONIO LOMBARDOZZI - Ufficio Stampa Mind Consulting

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