Istruzioni per far avere le bozze al cliente senza impazzire

Ci sono casi però in cui l’uso di file elettronici per la correzione di bozze sembra impossibile. O no?
del 16/03/10 - di Cecilia Nono

Ci sono casi però in cui l’uso di file elettronici per la correzione di bozze sembra impossibile. O no?

Se non si lavora con un file Word o sui programmi di impaginazione, ma unicamente sulla bozza cartacea (come spesso capita), bisognerà considerare tempo e denaro aggiuntivi per spedire la stampata al cliente, sperando che le poste italiane non accumulino ritardi o, peggio, perdano il pacco per strada con gran danno per tutti.
Non sempre, però, il tempo che servirebbe c’è: il cliente non può aspettare, ci sono delle festività di mezzo, la copisteria dove fotocopiare le vostre bozze prima della spedizione è chiusa, il materiale vi è arrivato in ritardo oppure… voi siete in ritardo. O peggio: avete difficoltà ad acciuffare le commesse a priori perché abitate molto lontano dalla casa editrice, che teme possibili disguidi lungo il percorso.
Qualche sistema per risolvere questi problemi c’è.

La scansione
E’ un procedimento lungo e noiosissimo, ma se sono le 8 di sera, abitate a 20 km dal primo nucleo abitato e il giorno dopo è sabato, l’unico modo per far avere al cliente la vostra bozza in tempo reale è scansionare ogni pagina. Un trucco: se avete la possibilità di inviare file tramite server esterni, via Skype o caricando i documenti sul server del cliente, destinate le scansioni a un file Power Point: sarà molto facile salvare poi la presentazione in Pdf, ottenendo così un unico documento piuttosto pesante, ma molto pratico. Se non avete uno scanner potete fare più o meno la stessa cosa con una buona fotocamera digitale, ma i risultati non sempre sono all’altezza.

Il fax
Se le pagine non sono molte e le correzioni sono state fatte in modo chiaro e facilmente distinguibile in bianco e nero, perché non ricorrere al buon vecchio fax? Il mattino seguente il cliente troverà un lungo lenzuolo di carta pendere dal suo apparecchio, vi maledirà a gran voce ma avrà avuto il lavoro in tempo.

Le correzioni su Pdf
Se il cliente, oltre alla bozza cartacea o in alternativa alla medesima, può inviarvi un Pdf, voi potrete riportare sul documento elettronico note e commenti, che appariranno come dei “fumetti” che il destinatario potrà visionare o meno a suo piacimento, e che il grafico troverà inspiegabilmente più comodi rispetto alle correzioni su carta. Condizione importante è che il cliente abbia abilitato la funzione “commenti” al momento di salvare il suo documento.

Come si inseriscono i commenti in un Pdf?
Per inserire un commento: aprite il Pdf con Adobe e selezionate Documento > Aggiungi commento
Per leggere commenti altrui: aprite il documento con Adobe e selezionate Vista > Commenti
(A seconda delle versioni i comandi possono variare, ma il concetto è il medesimo.)
Si può fare esattamente la stessa cosa con Anteprima, dove i commenti si chiamano “Note” e funzionano sostanzialmente nello stesso modo.
Opzione più “avanzata” è la revisione: se il cliente attiva la Revisione del Pdf potrete agire sul medesimo un po’ come con lo strumento Revisioni di Word: non toccherete il testo, ma potrete aggiungere note e commenti, sottolineare brani e monitorare gli interventi precedenti di altri revisori sullo stesso documento. Addirittura è possibile lavorare in contemporanea sullo stesso documento come in una conferenza web, se avete lo strumento Adobe ConnectNow. Potete trovare esaurienti spiegazioni su tutto ciò nella Guida on-line di Acrobat.

Illustrator
A volte una bozza è talmente zeppa di correzioni da rendere troppo lenta l’operazione di inserimento dei commenti su Pdf. Vi insegneremo un trucco efficace e quanto mai empirico per sbrigarvela più in fretta. Aprite il Pdf con il programma Illustrator, per PC o Mac non fa differenza. Magicamente il testo diventerà modificabile. A questo punto, se per esempio vorrete sostituire una frase con un’altra, potrete semplicemente farlo, avendo cura di “colorare” il testo aggiornato in modo da renderlo facilmente riconoscibile. Se vi servirà, potrete aggiungere anche piccoli box di testo a margine in cui segnalare note relative, per esempio, all’impaginato o alle immagini (create un box che vi sia comodo, copiate e incollate sempre quello e variate il testo all’interno: è la soluzione più rapida). Terminato il lavoro, potrete trasformare nuovamente il documento Illustrator in un Pdf e spedirlo. Attraverso questo espediente il grafico si troverà una bozza elettronica in cui l’impaginazione è andata fuori posto, ma da cui potrà semplicemente copiare i brani modificati e incollarli nel suo file Indesign, sistemando poi gli ingombri saltati. Ne sarà deliziato, parola di Correzionebozze.it!

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