Come usare lo strumento Revisioni

Consigli per correttori di bozze: usare lo strumento Revisioni di Word
del 16/03/10 - di Cecilia Nono

Ecco un altro strumento spesso richiesto nel lavoro di correzione bozze, e non da tutti conosciuto: l’opzione Revisioni di Word.

Di frequente il cliente che ci commissiona una correzione bozze con inserimento delle modifiche direttamente nel documento word vuole avere la possibilità di controllare i nostri interventi ed, eventualmente, rivedere il lavoro a sua volta. Lo strumento Revisioni di Word consente proprio di svolgere questa operazione.

Come si usa? (Revisioni for dummies)
E’ piuttosto semplice da utilizzare.
Si apre il documento Word al quale si desiderano applicare delle modifiche.
Dal menu “Strumenti” si seleziona il pulsante “Revisioni”. A questo punto comparirà una barra, generalmente in fondo alla schermata, che prevede tra le altre cose un’iconcina di colore rosso simile a un bloc notes, che serve per attivare o disattivare lo strumento “Revisioni”. Quando l’icona, per parlare molto semplicemente, appare circondata da una cornice quadrata come fosse un pulsante che rientra, la funzione è attiva; in caso contrario, potete attivarla cliccandoci sopra e disattivarla nuovamente nello stesso modo.
Provate ora a cancellare una qualsiasi parola e scriverne un’altra al suo posto (per esempio, sostituendo “cane” con “pane”): se state lavorando con la visualizzazione “Normale” vedrete che la parola cancellata apparirà in rosso, barrata, accanto alla parola nuova (così: canepane); se state lavorando con la visualizzazione “Layout di stampa” invece vedrete comparire una sorta di fumetto al margine destro della pagina recante il messaggio “Eliminato: cane“. Scegliete voi quale delle due visualizzazioni fa al caso vostro.
Provate ora a scegliere un’altra parola, evidenziatela e mettetela in corsivo: se state lavorando con la visualizzazione “Layout di stampa” comparirà un altro fumetto con il messaggio “Formattato: tipo di carattere: corsivo“. Se lavorate con la visualizzazione “Normale” invece non noterete nessun avviso.

C’è un’altra funzione molto pratica, che è possibile utilizzare anche indipendentemente dall’attivazione dello strumento Revisioni ma vi si affianca con profitto: i commenti. Dal menu “Inserisci” potrete appunto inserire un “commento”, ovvero un fumetto simile ai precedenti, legato al punto del testo nel quale vi trovavate al momento del clic, nel quale potrete scrivere quello che vi interessa. Per esempio “Ho utilizzato il corsivo in quanto si tratta di un termine straniero non di uso comune”.
Tornando alla barra delle Revisioni, come vedete c’è anche un menu “Mostra”: esso vi consente di lasciare visibili o nascondere mentre lavorate tutti i tipi di modifiche fatte (inserimenti ed eliminazioni, formattazioni, commenti; se lavorate su un file già revisionato da altri, potete scegliere anche di visualizzare le revisioni di ciascun utente, contrassegnate da colori diversi). Naturalmente, che voi le vediate o meno, le modifiche vengono comunque registrate e il destinatario del vostro file potrà a sua volta scegliere di visualizzarle o no.
Le revisioni e i commenti possono anche essere visualizzati in un box a fondo pagina, come si fa per le note a piè di pagina, cliccando sul pulsante di colore blu sulla barra delle Revisioni.

Piccoli trucchi utili
Attenzione: una volta che lo strumento Revisioni è attivo, esso registrerà qualunque modifica: se vi accorgete di esservi sbagliati e che “cane” era più corretto di “pane”, un modo per impedire al cliente di accorgersi del vostro ripensamento è “tornare indietro” con il pulsante “Annulla” (la freccia blu nel menu principale di Word, per intenderci).
Se volete fare delle modifiche preliminari senza ingolfare il documento di fumetti, per esempio giustificare il testo, cambiare la font, togliere i doppi spazi, fatelo prima di attivare lo strumento.
Se volete ottenere una copia del documento priva di revisioni, selezionate il testo mentre lo strumento è attivo e incollatelo in un documento nuovo: le revisioni andranno perse. Se viceversa volete una copia con le revisioni, deselezionate il pulsante e copiate-incollate: le revisioni saranno conservate.

Attenzione: questo comodo sistema crea problemi se dovete fare delle ricerche in automatico: se, per esempio, avete tolto tutti i doppi spazi e alla fine del lavoro volete ricontrollare che non ne siano rimasti, il “Trova” di Word leggerà non solo il testo definitivo ma anche quello base, quello dei “fumetti” e quello dei commenti, per cui troverà valanghe di doppi spazi che non ci sono più. Più complesso ancora se state cercando, per esempio, tutte le occorrenze di “Re Sole” e nel frattempo avevate inserito voi le maiuscole: il “Trova” non vi sarà di grande aiuto, perché ciò che vedrà lui sarà qualcosa del tipo “rRe sSole“. L’unica soluzione è copiare il testo in un nuovo documento, privo delle revisioni, fare le vostre ricerche e poi riportare le correzioni nel testo “ufficiale”.
Anche il correttore ortografico di Word crea qualche difficoltà: riconosce regolarmente i termini scorretti, ma visualizza nella finestra sia il testo originale che le correzioni, rispettivamente in rosso e in nero (per esempio “saltutisluti” laddove avete erroneamente sostituito “saltuti” con “sluti” per “saluti”), il che può risultare scomodo da leggere.

Tipica causa di ira selvaggia in ufficio è dimenticare un particolare importante: se si vuole stampare il documento senza che compaiano i nostri commenti, nelle opzioni di stampa bisogna indicare “stampa documento”, non “stampa documento con commenti”, che generalmente è l’opzione predefinita in questi casi. Naturalmente vale anche il contrario: se ci occorre avere sotto gli occhi i nostri interventi, impostiamo “stampa documento con commenti” e avremo il testo un po’ rimpicciolito corredato di tutti i fumetti. Se infine vogliamo stampare tutte le revisioni, quindi anche gli inserimenti e le formattazioni, la cosa più sicura è creare un Pdf con “Prima Pdf”, con l’opzione ”stampa su file” oppure con altri programmi analoghi.
Per creare un Pdf nel quale le revisioni siano visibili, impostate la visualizzazione “layout di stampa” e poi convertite il documento con l’opzione, appunto, “documento con commenti”. Discorso inverso se il Pdf vi serve senza “fumetti”.

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