Intranet aziendale... a chi serve?

Gestire la propria Intranet aziendale in completa autonomia ed efficienza. E' possibile limitare l'accesso alle informazioni riservate assegnando diritti diversi a seconda dell'utente o del gruppo di utenti...

Gestire la propria Intranet aziendale in completa autonomia ed efficienza. E' possibile limitare l'accesso alle informazioni riservate assegnando diritti diversi a seconda dell'utente o del gruppo di utenti. Per ognuno di essi sarà possibile indicare la pagina iniziale (la prima che si apre dopo aver inserito nome utente e password) e le pagine che potranno essere visualizzate e lette. Ma non solo questo...

Possiamo definire una Intranet come una Rete interna aziendale che utilizza i protocolli e gli standard Internet. Si tratta di una rete privata di piccole medie o grandi dimensioni che utilizza le pagine web per distribuire le informazioni agli utenti i quali utilizzano solo il browser per accedere alle informazioni aziendali.
Il vantaggio è che utilizzando tecnologie Web si riesce a ottenere un sistema informativo indipendente dalla piattaforma (agli utenti basta avere un browser), per cui gli utenti possono utilizzare indifferentemente un PC, un Macintosh o una workstation UNIX e accedere agli stessi dati e alle stesse applicazioni.

Poichè la sua principale utilità consiste nel fornire informazioni specifiche ed altamente personalizzate che variano da azienda ad azienda, una customizzazione di una Intranet aziendale non sarà mai possibile, per lo meno volendo rispettare gli standard qualitativi che siamo soliti offrire.

L'intranet rappresenta uno fra gli strumenti più efficaci per combattere gli sprechi: di tempo, di materiali, di forza lavoro. Attraverso l'intranet, inoltre, l'azienda può porre su un unico standard aperto (web browser) l'interfaccia per tutti i propri applicativi.

Come esempi di applicazioni possiamo considerare:

News interne all'azienda
Tabelle organizzative
Formazione ai nuovi collaboratori
Immagini e descrizione dei prodotti
Materiale di supporto alla vendita
Tabelle di valutazione
Previsioni e rapporti di vendita
Strumenti di gestione delle vendite
Ricerche di mercato
Statistiche delle vendite
Dati sui competitors
Comunicati stampa
Accesso da parte del cliente e modifiche di dati legati all'azienda
Immissione e tracking di ordini
Informazioni online (basi di dati su: clienti, inventario, rifornimenti)
Tracking dei problemi

L'ideale per le grandi aziende sarebbe poi interfacciare questa Intranet con un sito web dinamico e formare uno scambio interattivo di risorse tra azienda, clienti, fornitori, partners eccetera.

Estratto dal portale Microsoft in tema di strategie aziendali:
Sono tre le ragioni fondamentali per investire in una intranet anche quando si gestisce una piccola azienda:

1. Evitare problemi di comunicazione quando si tratta con più persone

Anche un'azienda di dimensioni ridotte può avere problemi di comunicazione. La maggior parte del personale viene a conoscenza di certe situazioni chiacchierando durante la pausa caffè. Le storie si modificano man mano che passano di bocca in bocca e alla fine il personale è male informato e scontento. Se poi l'azienda dispone di telelavoratori, lavoratori fuori sede, dipendenti che si spostano di frequente, oppure è un'azienda "virtuale", i problemi di comunicazione diventano ancora più critici.

Perché un'azienda abbia successo, è necessario che tutti i dipendenti ne condividano gli obiettivi. Nessun obiettivo, a breve o a lungo termine, deve essere confinato alle riunioni tra quadri aziendali. Tutti devono lavorare per obiettivi comuni.

Una intranet è il mezzo ideale per pubblicare rapporti settimanali, promemoria e obiettivi. In questo modo, tutti dispongono delle medesime informazioni.

Toby Ward, presidente della società di consulenza Prescient Digital Media, fa notare che anche le aziende con pochi dipendenti ottengono vantaggi dall'impiego di una intranet. Anche quando non vi sono dipendenti remoti, il personale di vendita o i consulenti non sono sempre in ufficio.

L'installazione di una intranet può migliorare le comunicazioni grazie a bacheche virtuali, messaggistica immediata e chat moderate. In che modo?

Consideriamo un tipico scenario aziendale. I cinque membri del personale di vendita devono preparare una presentazione per il presidente sulla crescita delle vendite nel successivo anno finanziario.

I cinque dipendenti entrano in sala riunioni, consumano uno spuntino, bevono caffè e sostanzialmente perdono tempo. La prima riunione si risolve in una sessione di brainstorming in libertà di tre ore. La seconda riunione inizia con un riesame degli spunti più proficui emersi nella precedente. I partecipanti discutono su quale funzionerà e quale no. Alla terza o quarta riunione, i cinque giungono a formulare alcune proposte.

In situazioni come questa, l'utilizzo di un'area di discussione online nei giorni precedenti la riunione può semplificare l'intero processo. Gli spunti possono essere discussi in anticipo. I partecipanti arrivano alla riunione più concentrati.

2. Il tempo è denaro

E' certamente un luogo comune; tuttavia la sua validità è fuori discussione ed è il caso di ribadirla in questa sede.

Una intranet consente di pubblicare informazioni strategiche per tutti i dipendenti. Anche la pubblicazione delle informazioni relative al personale è estremamente utile. Un aneddoto: il dipendente di un'azienda ha raccontato che alcuni suoi ex colleghi avevano impiegato tre quarti d'ora per sapere se un'imminente festività sarebbe stata retribuita. Il responsabile del personale non c'era e nessun altro lo sapeva.

La pubblicazione di calendari, politiche aziendali e benefici contrattuali è un ottimo inizio e comporta un enorme risparmio di tempo. Una intranet può essere, però, utilizzata anche per altro. La virtù di una intranet è l'interattività.

Per esempio, è possibile risparmiare tempo con i moduli interattivi. Richieste di ferie, ordini di fornitura, modifiche dei benefici contrattuali e altro ancora possono essere gestiti in modo rapido ed efficiente.

Assicurati che l'intranet soddisfi principi di corretta progettazione. Non è possibile archiviare i documenti senza criterio e sperare che il personale li trovi spontaneamente. Organizzala nel modo più intuitivo possibile. Lo scopo è fare risparmiare tempo, non frustrare gli utenti.

3. Meglio della posta elettronica

Alcuni si staranno chiedendo: "Ma perché non spedire il modulo per posta elettronica?" oppure "Perché dovrei, visto che io e i miei dipendenti comunichiamo perfettamente con le riunioni e una normale bacheca?"

Secondo Ward, inviare per posta elettronica più versioni dello stesso documento o della stessa presentazione genera confusione e talvolta un eccesso di informazioni.

Consideriamo il team di vendita di cui sopra. Si sono accordati sulle tre modalità principali attraverso cui perverranno a un aumento delle vendite e stanno preparando una presentazione in PowerPoint.

Cinque utenti che tentano di collaborare a una presentazione in PowerPoint possono produrre risultati disastrosi. "Chi ha la versione con tutte le revisioni?", "Mi hai fornito le cifre sbagliate. Pensavo le avessi corrette" e così via.

Con una intranet, gli utenti possono lavorare su un file condiviso e disporre di una posizione centrale in cui salvare la versione più aggiornata.

In questo modo si risparmia anche spazio sul server. Non è poca cosa: la presenza di diverse versioni di file su ciascun computer occupa spazio prezioso. ...