Alfresco: gestione del patrimonio documentale di un’impresa

Alfresco, un’architettura software che permette alle aziende non solo di gestire tutti i documenti digitali e digitalizzati, ma anche di acquisirli, indicizzarli, archiviarli e distribuirli in differenti canali. In poche parole, un Enterprise Content Management.

Documenti, immagini, pagine web, ma anche documenti non-strutturati, XML ed e-mail: nell’era 2.0, le aziende si trovano a dover gestire un vero e proprio patrimonio documentale digitale. Per aiutare le imprese nell’arduo compito di archiviare e gestire questo immenso e variegato patrimonio esistono differenti soluzioni e software.

Uno di questi si chiama Alfresco: si tratta di un ECM, ossia un Enterprise Content Management. In altre parole un’architettura software open source in grado di gestire non solo ogni tipologia di contenuto digitale o digitalizzato prodotto e ricevuta a livello amministrativo e comunicativo dall’azienda, indipendentemente dal formato (anche email da e verso l’impresa in questione), ma anche tutto ciò che è dietro a questa gestione di file digitali: indicizzazione e ricerca dei documenti, management del workflow documentale e dei metadati.


Gli ECM comprendono, quindi:

• un sistema di acquisizione dei documenti (anche detto di Form Processing) tramite riconoscimento ottico o intelligente dei caratteri, riconoscimento ottico dei checkbox, dei barcode e della scrittura manuale;

• un sistema di gestione che si occupa di controllare, indicizzare e verificare l’integrità delle informazioni acquisite come sopra;

• un sistema di archiviazione e conservazione quali hard disk, nastri magnetici o dichi ottici;
• un sistema di distribuzione delle informazioni acquisite tramite differenti canali (email, fax, intranet e internet).

Quindi, in sintesi, Alfresco rappresenta un aggregatore di applicazioni attraverso cui un’azienda può acquisire e gestire un’are di condivisione dei documenti soggetti anche a controllo, sistemi di indicizzazione e ricerca oltre che sicurezza.

I vantaggi di questa architettura software open source sono quindi tantissimi: non solo la drastica riduzione di ingombranti documenti cartacei, ma anche la possibilità di ridurre al minimo, se non azzerare, il numero di errori umani all’interno dei processi di gestione documentale così come di facilitare la ricerca e l’analisi del materiale quando necessario e richiesto grazie a un maggior controllo sulla fruizione e l’editing dei documenti stessi.

Ovviamente, Alfresco va adattato al singolo caso specifico per diventare un servizio utile e utilizzabile dall’azienda. Ciò significa che per sfruttarlo al meglio è necessaria una consulenza tecnica specifica e adeguata di quelli che vengono definiti i System Integrator grazie a cui Alfresco diventa concretamente parte integrante del sistema IT dell’impresa.

I System Interator devono essere certificati dallo stesso Alfresco per fare ciò. In Italia ci sono diverse aziende che hanno ottenuto questo riconoscimento. Per esempio, Bucap che è Partner Gold certificato.