Le sfide del lavoro da remoto: Quali sono le misure che gli imprenditori devono adottare per mantenere alta la produttività del proprio team?

Per alcuni il ritorno in ufficio è ormai alle porte ma per i più lo smart working continuerà ancora per molto
del 01/06/20 - di Elisabetta Giuliano

L’improvviso stop imposto dalla pandemia ha trovato molti imprenditori impreparati nel portare avanti il business da casa e anche per coloro che avevano già maturato una certa esperienza nel gestire le attività lavorative da remoto, farlo in maniera così totalizzante e continuativa può essere molto sfidante.

Le difficoltà del lavoro da casa
Molti dei capi in azienda sono persone estremamente attive e appassionate al loro lavoro, a cui non pesa alzarsi ogni mattina per andare presto in ufficio e a cui piace interagire con i propri dipendenti e clienti. In questo momento, la realtà ci costringe ad un prolungato periodo di isolamento, che può di per sé essere fonte di ansia, depressione ed esaurimento, come dimostrano i dati di una ricerca del 2019 di Digital Ocean, secondo la quale l'82% dei lavoratori da remoto negli Stati Uniti ha sperimentato l’esaurimento. Alcuni poi, abitando in famiglia con bambini piccoli, non riescono a trovare in casa uno spazio calmo e silenzioso per lavorare. Tutti questi fattori possono influenzare negativamente la produttività lavorativa e l’umore stesso.

Cosa fare per ottimizzare il proprio lavoro da remoto
Come prima cosa è fondamentale cercare di ritagliarsi in casa uno spazio confortevole e spiegare ai propri familiari quanto è importante poter disporre del silenzio necessario per focalizzarsi sul lavoro. Sarà probabile che i bambini chiederanno comunque attenzioni durante l'orario di lavoro ed è importante cercare di non perdere la pazienza ma con delicatezza rimandare il momento del gioco a più tardi. Se si abita in spazi ristretti, potrebbe essere impossibile trovare un angolo di lavoro dedicato e una soluzione per eliminare il rumore di fondo potrebbe essere indossare un paio di cuffie. Fondamentale è poi darsi degli orari di inizio e fine lavoro e programmare quanto più possibile le attività e le scadenze lavorative, assicurandosi di fare pause frequenti, praticare attività fisica quotidiana e mantenere una dieta sana.

Le principali sfide di un imprenditore nella gestione di un team da remoto
Gli imprenditori e in generale i lavoratori a cui è demandata la responsabilità del lavoro di un team in questo momento hanno sostanzialmente quattro sfide a cui far fronte: il senso di deresponsabilizzazione del lavoratore da remoto, la difficoltà nelle comunicazioni, l’accessibilità e la sicurezza.

Come responsabilizzare i propri dipendenti
Una delle maggiori sfide che gli imprenditori devono affrontare in questa situazione è garantire che i loro dipendenti rimangano produttivi. In generale è molto più facile fidarsi dei dipendenti di vecchia data che dei lavoratori neoassunti ma è vero anche che ognuno deve affrontare le proprie sfide nel lavorare da casa; potrebbe quindi succedere che la resa del dipendente storicamente più produttivo diminuisca di molto senza la struttura dell'ufficio. Ciò porta a un'altra grande sfida: come misurare esattamente la produttività? Se i dipendenti ricevono uno stipendio retribuito e il loro normale orario di lavoro è 9-5, significa che devono essere connessi ai loro computer durante questo periodo? E se vengono pagati per 8 ore al giorno, cosa succede se riescono a completare quel lavoro da casa in 4 ore? Devono fare il doppio del lavoro per la stessa retribuzione? Le risposte a queste domande sono in gran parte specifiche del tipo di business. Ogni imprenditore conosce le esigenze della propria azienda meglio di chiunque altro e può quindi decidere cosa chiedere ai propri dipendenti per raggiungere gli obiettivi prefissati e delegare il lavoro di conseguenza.

Gestire e comunicare con i dipendenti e i clienti
Come fa esattamente un'azienda a gestire i dipendenti che lavorano in remoto?
Oltre alla già menzionata importanza di assegnare dei compiti, un'azienda deve assicurarsi che tali attività siano effettivamente completate e che ci sia in atto un valido sistema di comunicazione; un programma come Slack in questo caso sarà d’aiuto. Per coordinare i dipendenti in remoto è necessario sfruttare la tecnologia, utilizzando un software di gestione del flusso di lavoro per tenere traccia delle attività e monitorando la produttività dei dipendenti con i timesheets.
Lavorare da remoto presenta sfide anche nella gestione dei clienti. In questo momento è importante comunicare regolarmente con loro – anche se le attività di vendita sono sospese - rassicurandoli il più possibile.

Le questioni di reperibilità e sicurezza
Anche con tutte queste accortezze, un team probabilmente potrebbe non essere così coordinato e reperibile come in condizioni normali. Ad esempio, i dipendenti con bambini piccoli a casa potrebbero non essere in grado di partecipare a una videoconferenza delle 10:00. E’ necessaria quindi una maggiore flessibilità, come ad esempio offrire diversi orari di incontro virtuale ai quali i dipendenti potranno partecipare.
Passiamo alla questione sicurezza: anche in circostanze normali, il lavoro da remoto presenta per le organizzazioni grandi sfide. I dipendenti potrebbero gestire informazioni riservate, accedere alla rete aziendale da diverse posizioni e su molteplici dispositivi. E’ fondamentale quindi assicurarsi di proteggere la rete aziendale con una soluzione di sicurezza completa, ancor più in un momento come questo in cui fioriscono le truffe online legate al COVID-19. Per questo motivo, è necessario essere vigilanti e scansionare regolarmente i malware dannosi utilizzando un programma antivirus aziendale avanzato, come Avast Business Antivirus Pro Plus.

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