Come scambiare file pesanti

Alcune indicazioni per scambiare senza problemi file pesanti, per esempio bozze impaginate, Pdf ad alta risoluzione o Word incautamente riempiti di immagini.
del 16/03/10 - di Cecilia Nono

Quante volte un ostacolo di tipo tecnico minaccia seriamente un buon lavoro? Ecco alcune indicazioni per scambiare senza problemi file pesanti, per esempio bozze impaginate, Pdf ad alta risoluzione o Word incautamente riempiti di immagini.

A tutti noi è capitato: siamo perfettamente in grado di svolgere un certo lavoro di correzione bozze o di editing, ma incontriamo dei problemi nel gestire la parte tecnica del processo, quella che dipende dalla Macchina. Il cliente s’innervosisce, si domanda se non sia meglio far fare il lavoro a un altro o smaltirlo internamente; noi ci angosciamo, andiamo su tutte le furie e ci domandiamo a gran voce perché abbiamo studiato Lettere.
Caso emblematico quanto banale è quello della gestione di documenti troppo pesanti per passare dalla casella di posta elettronica. Niente panico: purché abbiate l’Adsl (ormai indispensabile nel nostro lavoro) le soluzioni sono semplici e numerose.

Gmail
Soluzione che molti hanno adottato già da tempo è creare una casella di posta con Gmail, che consente di allegare file più grossi rispetto alla posta elettronica tradizionale. Ma questo implica che anche il cliente abbia un’analoga casella, e se si utilizza Outlook, Mail o servizi analoghi il beneficio rischia di essere annullato dalle regole del proprio account.

I server
Molte case editrici e studi editoriali sono dotati di server, sistema che permette appunto di scaricare e caricare file di tutte le dimensioni senza passare dall’e-mail. In tal caso, esistono diversi programmi che hanno proprio la funzione di trasferire file pesanti da un qualsiasi computer al server e viceversa. Uno di essi è Transmit (per Mac; analoga soluzione per PC è CuteFTP, ma ne esistono anche altri): la versione gratuita ha la scomodità di interrompere la trasmissione dopo 10 minuti, ma il file può semplicemente essere ricaricato “a tappe” tramite la funzione Resume. La versione a pagamento, comunque, costa solo una trentina di euro.
E’ bene stare molto attenti a rinominare i file prima di trasferirli sul server, per non rischiare di sovrascrivere versioni precedenti.
E’ possibile che il cliente non veda di buon occhio l’idea di darvi la password per accedere al suo server; in tal caso, potreste suggerirgli di creare una sottocartella appositamente per voi, con un User e una password diversa da quella del server principale, in modo da rassicurarlo sulla sua privacy.

E se il server non c’è?
Esiste più di un programma per scambiare file pesanti in assenza di server. In primo luogo, diversi siti gratuiti consentono di “ospitare” documenti che, tramite l’inserimento di una password, l’altro potrà a sua volta scaricare: sostanzialmente si tratta di server on-line. Fra gli esempi citiamo il macchinoso Rapidshare e il più semplice Box.net. La scomodità in questo caso sta nel fatto che nelle versioni gratuite non sarebbe possibile caricare più file in un colpo solo. Sono disponibili però nella rete programmini aggiuntivi che eludono (legalmente) questa difficoltà.

L’uovo di colombo: Skype
Senz’altro la soluzione più semplice è installare Skype: è gratuito, vi offre molte funzioni utili nel nostro lavoro come la chat singola e “multipla”, la “telefonata” (gratis) da un computer all’altro anche con eventuale webcam, la videoconferenza e, appunto, la condivisione rapida di file, che possono essere semplicemente trascinati – anche in massa – nell’apposita mascherina e abbandonati a se stessi finché non saranno giunti a destinazione. Unico neo, lo scambio può avvenire solamente se entrambi gli utenti sono on-line.
Un consiglio: zippate sempre i file prima di inviarli con Skype: specie con gli impaginati in Xpress e i file di font, capita che qualcosa vada storto e il documento si corrompa.
Naturalmente la buona riuscita di queste operazioni è legata alla vostra connessione Internet: se è lenta, il tutto potrebbe rivelarsi snervante. Ma alla fine funzionerà, promesso.

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