Non rendete le cose troppo difficili. Quando dovete rivedere il Sistema Documentale per certificare la vostra azienda, utilizzate i documenti già esistenti, adattandoli ai requisiti della norma.
Agendo in questo modo avrete due vantaggi:
- risparmierete tempo
- le persone utilizzerano più volentieri i manuali, le procecedure e i moduli che già conoscono e con i quali hanno già familiarizzato in passato e avranno meno difficoltà a maneggiarli secondo le nuove regole.

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Come gestire le registrazioni delle riunioni di riesame della Direzione?
Prima di tutto preparate una scaletta che sia in grado, in pochi punti, di riassumere tutto l'iter dell'incontro.
Le parti da fissare per bene sulla carta saranno:
- i nomi dei partecipanti
- gli argomenti trattati
- gli input
- le decisioni prese e gli altri output
- le risorse necessarie
- la lista di distribuzione
- la data del prossimo incontro (se stabilita)

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"Definite il problema, non la punizione".
Spesso, quando ci troviamo davanti ad un problema, l'istinto che abbiamo è quello di cercare un colpevole. Sebbene sia umano, però, questo modo di fare non è per nulla risolutivo.
Al contrario, è sicuramente più produttivo e meno costoso concentrarsi sul problema e sulla sua soluzione: non si perdono tempo e risorse per trovare un capro espiatorio ma, piuttosto, ci si concentra su come evitare che l'errore si ripeta in futuro. Anche questa è Qualità.

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Conformità ai requisiti prima di tutto.
Può sembrare scontato: "Qualità" significa soddisfare il cliente e adempiere a tutto ciò che ci ha chiesto e che abbiamo preventivamente accettato.
Se, però, molte definizioni di Qualità vertono su questo punto e se molti "grandi" del settore vi si sono soffermati, significa che il concetto, seppur così semplice, non viene sempre ben interiorizzato dalle organizzazioni.
Spesso, infatti, si finisce per ridurre la Qualità ad una serie di slogan e di cartelloni sul muro, a un Manuale preconfezionato e simile a mille altri in circolazione, al questionario annuale da spedire ai clienti e ai fornitori per rilevare i dati richiesti dalla norma. Quante volte ci si dimentica della centralità del cliente nel nostro lavoro? Quante volte lo ascoltiamo in maniera distratta e lo consideriamo una "scocciatura" se cerca di far valere le proprie ragioni?
Proviamo a ripartire da qui: ascoltiamo e guardiamo il cliente con orecchie e occhi nuovi. Scopriremo che migliorare è facile e che, spesso, non richiede nemmeno grandi sforzi.

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Se dovete insegnare i concetti fondamentali della Qualità ai vostri colleghi, progettate un buon corso.
Spesso chi si occupa di Qualità all'interno di un'organizzazione ha anche il compito di formare le risorse che gli sono state affidate o di organizzare un intervento formativo che dia una panoramica generale sui principali concetti della Qualità a tutti i colleghi.
In entrambi i casi, assicuratevi di aver progettato al meglio il vostro corso facendo riferimento ai seguenti punti:
- Trovate il modo di "sfidare" i vostri ascoltatori a raggiungere un livello di apprendimento più alto.
Per questo scopo ci sono moltissimi giochini e quiz che abbiamo presentato spesso anche nel forum di QualitiAmo.
Servono a rompere il ghiaccio con la platea e a suscitare fin dall'inizio la necessaria attenzione del nostro pubblico.
- Per veicolare meglio i vostri insegnamenti, utilizzate strumenti "vivi".
Preparate, ad esempio, una presentazione in PowerPoint da proiettare e aggiungete tutti quegli effetti che possono mantenere alta l'attenzione durante la proiezione del materiale.
Oppure, ancora, utilizzate cartelloni, lavagne.
Cercate anche di coinvolgere maggiormente il pubblico girando tra le postazioni e invitando le persone ad intervenire per fare domande o osservazioni.
- Date dei feedback immediati ai vostri studenti sulla qualità del loro apprendimento.
Potete incoraggiarli, ad esempio, con frasi quali "bravo! Hai colto in pieno il problema" o riprenderli dicendo "Come mai non riesco a catturare la tua attenzione?".
Un ottimo feedback, inoltre, è quello di proporre, alla fine del corso, un questionario contenente domande su ciò che è stato spiegato a lezione. Un breve giudizio scritto sarà un ottima base dalla quale partire per applicare quanto imparato o per rivedere i concetti principali.

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Una delle cose più difficili da fare se ci riferiamo al mondo degli audit è quella di dare un rapido seguito alle azioni correttive richieste.
Gli auditor, infatti, sono spesso frustrati dalle tempistiche infinite che i responsabili dei singoli dipartimenti aziendali utilizzano per risolvere un problema evidenziato durante una Verifica Ispettiva Interna.
Un modo che vi consigliamo sicuramente per velocizzare l'iter è quello di legare le tempistiche di risoluzione delle Non Conformità evidenziate ad obiettivi di performance approvati dall'Alta Direzione.
Ad esempio si può stabilire che uno degli obiettivi dell'organizzazione è quello di dare un seguito alle N.C. entro due settimane.

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