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L’organizzazione pratica di un evento secondo TWT TEAM
Articolo pubblicato il 25/07/08 | da
Glenda Paternesi
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Cosa succede dopo aver ottenuto l’incarico da parte di un’azienda.
25/07/08 - Un primo traguardo è raggiunto: il cliente ha firmato il contratto.
Ora bisogna subito fermare le camere d’albergo, le sale convegni, i ristoranti e tutte le altre strutture previste per il corretto svolgimento dell’evento e poi, solitamente per un paio di mesi, gestire i rapporti con tutti questi fornitori. Nel frattempo vanno curati i contatti coi partecipanti, sia telefonicamente che con documenti elettronici e cartacei, per fornir loro tutte le informazioni relative a viaggio e permanenza. Inoltre, c’è da provvedere alla stipula di assicurazioni personali, così da garantire gli invitati a fronte di spiacevoli incidenti.
È bene non fare più cambiamenti nella rooming list e nei trasferimenti 3/4 giorni prima dell’inizio dell’evento, nonché recarsi presso la location alla vigilia dell’inaugurazione per controllare insieme al responsabile eventi che ogni cosa sia al suo posto.
Non si deve dimenticare l’allestimento dell’hospitality desk, punto di riferimento per qualsiasi esigenza dei partecipanti, né l’affissione di cartelli indicatori e programma, che li aiuteranno ad orientarsi e a ricordare quali attività li aspettano.
Il personale dell’agenzia in loco, oltre ad effettuare il check-in all’arrivo degli ospiti, è deputato a svolgere una funzione di problem solving, ovvero di risoluzione immediata dei disguidi che potrebbero sorgere, che necessita di una spiccata capacità di adattamento alle situazioni che richiedono un intervento tempestivo.
Al termine dell’evento, si stila un consuntivo, ossia un riassunto delle spese, comprese quelle impreviste e per questo non calcolate nel preventivo, che viene inviato al cliente unitamente alla fattura. L’obiettivo finale ottenere un ricavo che remuneri il lavoro di segreteria organizzativa, ma soprattutto attuare una strategia di fidelizzazione.
E’ interessante prevedere da parte nostra, la richiesta di un feedback scritto dell’azienda (da realizzarsi mettendo su carta le proprie opinioni sul lavoro effettuato) e allo stesso tempo, inviare foto, filmati e quanto altro contribuisca a lasciare un ricordo positivo dell’evento e di chi lo ha organizzato.
Responsabile della pubblicazione:
Glenda Paternesi
di Glenda Paternesi
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