Scadenzario: la gestione delle scadenze

July 24 2020
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Le organizzazioni per essere in compliance con i requisiti sono tenute a gestire molteplici scadenze. I requisiti che richiedono una gestione di scadenze possono essere obbligatori, richiesti da norme o standard volontari implementati e specifici del cliente.

Le organizzazioni per essere in compliance con i requisiti sono tenute a gestire molteplici scadenze. I requisiti che richiedono una gestione di scadenze possono essere obbligatori, richiesti da norme o standard volontari implementati e specifici del cliente.

Non ci sono metodiche comuni a tutte da adottare per la gestione delle scadenze. Lo strumento definito scadenzario può essere composto da un semplice file excel fino a specifici e più complessi programmi gestionali CRM.

Quale sia lo strumento per gestire le scadenze deve essere commisurato alla realtà aziendale. Inutile avere degli strumenti sovradimensionati di gestione quando l’organizzazione è composta da 10 persone. Moduli che magari implementano uno scadenzario su un programma di magazzino. Molto costoso e spesso non ben implementato in un vero e proprio sistema.
Scadenzario la gestione delle scadenze
La gestione delle scadenze e l’implementazione di uno scadenzario per i requisiti dovrebbe essere uno dei processi implementati nel sistema di gestione qualità. E la verifica delle scadenze dovrebbe essere definita e verificata almeno durante il riesame della direzione.

Output dello stesso la pianificazione delle azioni da intraprendere e la definizione delle risorse e delle responsabilità necessarie al loro assolvimento.

Avere uno scadenzario efficace non è solamente utile per un’organizzazione a gestione delle scadenze sui requisiti. Ma è uno strumento che dovrebbe essere adottato anche dai professionisti per la gestione del lavoro ed il rispetto dei tempi.

Tipologia delle scadenze
La gestione delle scadenze aziendali può interessare molteplici requisiti. Taluni come abbiamo visto obbligatori, mentre altri richiesti da norme e o standard di certificazione volontaria e requisiti richiesti dai clienti. Vediamoli:

Requisiti o prerequisiti strutturali obbligatori. Le scadenze inerenti a tutti quei requisiti che possono comprendere agibilità, autorizzazioni ambientali, verifiche relative alla struttura varie necessarie;
Requisiti documentali di valutazione obbligatori. Scadenze definite per la gestione delle valutazioni che, a secondo del contesto aziendale, possono comprendere varie aree, salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare, privacy, ambiente, sorveglianza sanitaria, ecc…
Requisiti formativi obbligatori. I requisiti definiti dalle leggi e regolamenti di riferimento, sulle aree definite sopra, obbligatorie per lo svolgimento delle funzioni e dei processi aziendali;
Requisiti analitici obbligatori. A seconda del contesto possono essere richiesti dei test analitici obbligatori o tarature degli strumenti;
Requisiti definiti dalle norme di gestione. I requisiti che possono essere definiti da norme e o standard di certificazione volontari implementati e o certificati riorganizzazione;
Requisiti del cliente. La gestione delle scadenze sui tempi definiti e o sulle modalità di produzione, consegna ed erogazione di servizi e o di prodotti al cliente;
Altro. Si possono inserire in scadenzario delle scadenze inerenti a specifici lavori da effettuare, o inerenti a progetti con fornitori, cliente, scadenze fiscali e altro.
Focus sui professionisti ed aziende esterne
I professionisti, intesi come singoli e o realtà composta da più figure, e o le realtà che si occupano di consulenza devono avere una gran cura delle loro scadenze.

Perché dal loro operato dipendono frequentemente i raggiungimenti di taluni obbiettivi aziendali. Talvolta obbligatori e o necessari. L’argomento della qualifica di un efficiente consulente esterno o dei processi in outsourcing l’abbiamo già trattata. Ma volevamo approfondire gli aspetti da un’altra ottica.

Quante volte capita che l’attenzione al cliente, quindi all’organizzazione da parte di un consulente si fermi solamente alla fase contrattuale?

Soprattutto per quelle realtà che basandosi sul parametro prezzo amoreggiano con il probabile cliente per farsi pagare immediatamente tutto il contratto. Dietro ad una presenza esasperata, promesse, scadenze fasulle ma scomparendo all’indomani del pagamento richiesto. O incolpando il cliente per qualsiasi assurdità che ovviamente nascondo la loro metodica di lavoro.

Ahimè lo sappiamo bene perché noi stessi di Sistemi e Consulenze ci siamo ritrovati in una situazione del genere. Non avendo qualificato efficacemente un possibile fornitore.

Abbagliati dalle promesse. Dalla presenza. Effimera. Che dopo un anno oltre non averci fatto raggiungere nessun obbiettivo ci ha fatto perdere soldi e molto tempo.

Quindi la gestione delle scadenze è un aspetto molto importante anche per quelle organizzazioni che sono a supporto delle aziende per svariati servizi. Come lavora Sistemi e Consulenze:

Una volta effettuata la definizione contrattuale, con il cliente verrà pianificato un TO DO.
Gli step di lavoro verranno definiti nella quantità e nella qualità.
Al cliente verranno messi a disposizione tecnici reali e non virtuali, una piattaforma dove in tempo reale e con libero accesso web ed app, potrà verificare tutta la sua documentazione ed il procedere dei lavori.
Verrà definita una chiara gestione della comunicazione. E delle scadenze. Senza inutili scuse e giustificazioni che sono importanti solamente a far perdere tempo e reputazione alle aziende.
Nei nostri contratti, i nostri clienti lo sanno, sono definiti anche gli eventuali ritardi e o le inefficienze dovute a non aver avvertito sui cambi data degli incontri, o delle call, mancati appuntamenti. Che noi definiamo come una mancanza di rispetto e scarsa professionalità.
Ovviamente le emergenze possono accadere in ogni organizzazione. Ma non è buona cultura aziendale correre per riscuotere e sobbarcare di scuse, giustificazioni e colpe un cliente perché non siamo in grado di onorare i nostri impegni. Le realtà che amano definirsi Leader. Dovrebbero dimostrarlo e non esserlo solo a chiacchiere, scuse e giustificazioni.

Infatti come i nostri clienti sanno bene, non abbiamo avuto un caso, dove non abbiamo raggiunto l’obbiettivo prefissato con il cliente. Questo che sia stata una filiera, un’organizzazione con sistemi integrati varie norme e standard e o una PA. Frutto di lavoro serio ed impegno nella gestione di obbiettivi e scadenze.

Conclusione
Consigliamo a tutte le organizzazioni di implementare un sistema di gestione delle scadenze commisurato alla loro realtà ed ai loro requisiti ed obbiettivi.

Questo sarà fondamentale per avere un controllo effettivo dei processi, talvolta integrato a degli indicatori, sui fornitori, obbiettivi, requisiti che, oltre che dare una gestione snella, eviterà inutile perdite di soldi, tempi e sanzioni.

La gestione deve tenere conto in caso venga effettuata in formato elettronico anche del sistema informatico e delle risorse necessarie al suo corretto funzionamento. Alle metodiche di archiviazione dati, della leggibilità, diffusione e protezione da possibili azioni intenzionali manomissioni.



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