Costruzione rapida di un sistema documentale

In questo articolo viene proposta una soluzione basata su un prodotto open source che estende il CMS Alfresco per la gestione di documenti aziendali in modo efficiente e low cost.
del 27/05/14 -

Costruzione rapida di un sistema documentale

In questo articolo viene proposta una soluzione basata su un prodotto open source che estende il CMS Alfresco per la gestione di documenti aziendali in modo efficiente e low cost.

Spesso una organizzazione deve gestire una grossa mole di documenti, come fatture, documenti di trasporto, documentazione tecnica, ordini di lavoro ed altro. Questa ingente quantità di documenti occuperebbe meno spazio e sarebbe più facilmente recuperabile se fosse digitalizzata.

Ad esempio le fatture dei fornitori potrebbero essere scansionate e convertite in formato elettronico, altri documenti potrebbero nascere direttamente in formato digitale, attraverso qualche applicazione da ufficio. A questo punto nasce l'esigenza di archiviare diversi gigabyte di documenti in modo efficiente, catalogarli in base a determinati criteri, che possono variare a seconda del tipo di documento e poterli ricercare in modo efficiente, cioè velocemente e a partire da specifici criteri di ricerca, come la navigazione gerarchica di documenti, in categorie e sotto categorie oppure la ricerca per campi particolari, come il titolo del documento, l'autore, la data di creazione, etc. Molto utile è anche la possibilità di ricercare un documento in base al suo contenuto, recuperando solo i documenti che hanno al loro interno le parole specificate. Infine, essendo questa enorme mole di dati strategica per una azienda, va anche duplicata ed archiviata a parte, in modo da garantire sempre la possibilità di ripristinare l'ultimo backup, in caso di perdite di dati dovuti a guasti hardware o problemi software.

Quanto appena descritto normalmente ricade sotto la gestione di un sistema CMS (Content Management System).
E’ auspicabile che ogni azienda abbia un sistema informativo che includa al suo interno un CMS o in alternativa, che comunque preveda di aggiungere un CMS per la gestione dei documenti, visti i vantaggi descritti sopra che questo genere di applicazioni apporta.
Oggigiorno sono disponibili sul mercato diversi prodotti di CMS, alcuni dei quali sono open source e quindi con il grande vantaggio di un risparmio economico per una azienda, sopratutto per organizzazioni medio-piccole.

Uno dei CMS più popolari al momento, disponibili anche in versione gratuita, è Alfresco, che è in grado di fornire tutte le features riportate sopra. Questo prodotto è stato realizzato con Java, dunque portabile su diverse piattaforme, da Windows a Linux e dispone di un'interfaccia web, tramite la quale è possibile amministrare, ricercare e gestire documenti anche da remoto, semplicemente usando un browser.
Alfresco è composto da diversi sotto sistemi:


  • - il motore CMS, attraverso il quale archiviare e ricercare documenti

  • - una interfaccia web di amministrazione e ricerca documenti

  • - uno strato di web service tramite i quali accedere al motore CMS anche da applicazioni esterne, dunque senza dover per forza passare per la sua interfaccia web

  • - una seconda applicazione web, denominata Share, tramite la quale uno sviluppatore web con forti skills legati ad Alfresco, può costruire una interfaccia web ad hoc, a seconda delle specifiche esigenze di una azienda.



I maggiori plus di questa soluzione sono:
- nessun costo di licenza, se si decide di adottare la versione gratuita Community Edition
- ottimo motore CMS di amministrazione e ricerca documenti
- strato di web services, che può anche essere esteso con la scrittura di web scripts eseguibili dal motore, rendendo il prodotto estremamente flessibile e customizzabile
- una gestione molto fine della Access Control List (ACL), consentendo se serve di arrivare a gestire la visibilità e accesso al singolo documento o cartella a livello di utente o gruppo di utenti.

Ci sono tuttavia anche alcune criticità che è bene evidenziare, relative a questo prodotto e comuni anche a molti altri prodotti di CMS:

  • - avere una interfaccia web custom, tramite Share, è costoso, perché' richiede conoscenze del prodotto, degli sviluppatori in casa o in alternativa un software vendor che realizzi quanto serve; ad ogni modifica all'interfaccia utente custom o alla logica sottostante, è di nuovo richiesto il supporto da parte di tecnici esperti

  • - spesso i documenti vengono archiviati insieme a metadati, cioè a dati che caratterizzano il singolo documento, come il titolo, l'autore o informazioni strutturate come il codice di un cliente o di un articolo, il codice di un magazzino, etc



Queste informazioni vanno salvate insieme al documento e sono molto utili in fase di consultazione, consentendo di ricercare il documento specificando uno o più di questi valori
Purtroppo questi dati strutturati come clienti o articoli sono gestiti da applicazioni separate e memorizzate su altri database, per cui può diventare complicato riuscire ad accedere a queste informazioni a partire da Share.

A partire da questi limiti è stato realizzato 4WS.Platform, un'applicazione web Java open source, in grado di colloquiare con i web services di Alfresco e di interagire con questo CMS, andando a sostituire la parte di interfaccia web Share, in modo da ridurre i costi e le competenze richieste per costruire una interfaccia web ad hoc per l'azienda.

Ciò che consente di fare Platform è costruire le videate graficamente, attraverso una serie di wizard che guidano l'utente a configurare liste di documenti, dettagli e relativi metadati, pannelli di ricerca dei documenti, lista versione dei documenti ed anteprima o upload documento e naturalmente tutta la parte di amministrazione dell'accesso ai documenti, utenti e gruppi di utenti.

Tutto ciò può essere fatto in modo molto più semplice che con Share, senza dover avere al proprio interno competenze da sviluppatori, con costi sensibilmente più bassi. La manutenzione di questo sistema diventa di nuovo una operazione semplice e low cost, non richiedendo più il coinvolgimento di figure tecniche o costosi vendor esterni.
Platform è molto più di questo: nasce infatti come strumento di sviluppo rapido di applicazioni web orientate al dato. Le funzionalità del prodotto consentono di costruire in modo semplice e rapido liste di dati, alberi, dettagli, mappe Google e molto altro, a partire da tabelle del database e da interrogazioni in linguaggio SQL, in modo analogo a quanto si poteva fare in passato con prodotti molto user friendly come Microsoft Access, ma con in più le potenzialità di un accesso web e multi utente.


Passare dalla gestione del dato su database ad inglobare anche la gestione di documenti ne è il naturale completamento, per cui si possono facilmente costruire videate che presentano documenti archiviati tramite Alfresco, con in più la capacita' di valorizzare i metadati di un documento recuperando i valori da tabelle di un database, superando in questo modo i limiti di soluzioni come Share o di costose applicazioni sviluppate ad hoc con qualche altro sistema o tramite software vendors esterni.

I principali benefici derivanti dall'adozione di 4SW.Platform nell'ambito del document management combinato con Alfresco sono:

  • - ridotti costi per la realizzazione di una interfaccia web ad hoc per la gestione dei documenti aziendali

  • - capacità di far coesistere dati gestiti dal CMS con dati gestiti da altri sistemi informativi e memorizzati su database

  • - possibilità di realizzare applicazioni web molto piu complete e non solo limitate alla gestione documentale, tramite un unico strumento ed un unica ed uniforme interfaccia utente web

  • - possibilità di delegare le problematiche legate all'autenticazione ed autorizzazioni utenti a sistemi esterni, come ad esempio server LDAP, Active Directory o database legacy.



In conclusione, spesso accade che all'interno di una organizzazione vi sia la necessita' di far coesistere e parlare diversi sistemi, tra cui un sistema di gestione documentale. L'integrazione tra questi sistemi ed i costi di realizzazione di soluzioni orientate al dato e ai documenti possono essere sensibilmente ridotti utilizzando la combinazione di Alfresco e Platform, con i benefici che l'adozione di queste piattaforme porta con se.




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