Cos’è il coworking e come funziona

Definizione di cos'è il coworking, spiegazione del suo funzionamento e descrizione di alcuni principi fondamentali degli uffici condivisi
del 06/10/21 - di Simone Bolassa

Ne abbiamo parlato sovente, ma senza spiegare mai cos’è il coworking e come funziona. Ne abbiamo parlato raccontando l’epopea di WeWork, dalle follie del fondatore Adam Neumann al subentro di SoftBank o in occasione della presentazione del report 2019 di Italian Coworking sullo stato di salute del settore.

Il coworking è nato nel 2005 a San Francisco e si è diffuso presto un po’ in tutto il modo. In Italia i primi uffici sono nati tra il 2008 e 2010. A oggi possiamo dire che si tratta di una realtà piuttosto consolidata, soprattutto in città come Milano e Roma. Nel 2019 si contavano a Milano 91 Coworking col rapporto di 1 spazio ogni 14mila abitanti. A Roma 57 Coworking, 1 ogni 45mila abitanti.


Cos’è il coworking e come funziona?

Non avendo trovato delle vere e proprie definizioni, abbiamo provato a dare la nostra:

Il coworking è un modello lavorativo caratterizzato dalla condivisione di un ambiente di lavoro da parte di lavoratori e professionisti che possono appartenere a organizzazioni e settori completamente diverse. Pur lavorando in uno spazio condiviso, la particolarità del coworking è che ogni singolo individuo mantiene la sua attività indipendente ma può allo stesso tempo interagire con altri individui confrontandosi su tematiche lavorative differenti.

Proviamo ora a dire cos’è il coworking dal punto di vista amministrativo e contrattuale. Si tratta di una tipologia di contratto attraverso il quale una persona o un’azienda mette a disposizione spazi attrezzati a favore dei liberi professionisti o aziende permettendogli di svolgere l’attività professionale immediatamente, senza attendere la concessione di prestiti, la fornitura degli allestimenti e l’allaccio alle utenze principali.


Se dovessimo elencare 3 aggettivi che descrivano cos’è il coworking potremmo dire che è:

immediato: burocrazia ridotta allo zero. Non sono necessari richieste di allacci o permessi speciali. La struttura comprende postazioni già pronte per l’uso.
flessibile contrattualmente: è possibile utilizzare la postazione solo per il tempo necessario senza vincoli contrattuali.
accessibile: gli uffici dei coworking oltre a essere locati in zone strategiche sono economiche e chiunque può tipulare un contratto di coworking, anche una persona che non svolge l’attività libero-professionale.
Pay per use


La formula commerciale più classica è il pay per use pagando, quindi, la postazione di lavoro per la durata dell’utilizzo. Di solito si segue un piano tariffario il cui importo orario o giornaliero diminuisce in base al tempo di permanenza. Di solito nella tariffa c’è oltre alla postazione di lavoro, la connessione a internet, le pulizie periodiche, scanner, stampante e accoglienza clienti.



Utilizzare il coworking = accedere a un servizio

La formula stessa del pay per use è piuttosto esplicativa per farci capire cos’è il coworking e come funziona. Si differenzia dalla classica formula immobiliare dove le aziende affittano l’immobile nudo e crudo, col coworking si accede a un servizio. Il servizio è per l’appunto quello di permettere a una persona di usufruire di una postazione lavorativa già predisposta per il suo utilizzo operativo per un periodo X di tempo. Nella tariffa del coworking sono presenti una serie di servizi come la connessione a internet, le pulizie periodiche, stampante,… che di solito, nella formula immobiliare classica, sono di competenza del locatario.

La realtà del coworking può coesistere tranquillamente con quella immobiliare senza che l’una tolga fette di mercato all’altra. Non è un caso infatti che alcune aziende utilizzino entrambe le formule.

Le strutture adibite al coworking offrono un servizio a chi necessita di una postazione di lavoro. Le ragioni possono essere molteplici. Possiamo essere difronte a giovani freelance che hanno necessità di contenere i costi di avvio oppure ad aziende che hanno da poco dislocato alcune attività e hanno bisogno di usufruire di strutture flessibili o un libero professionista che ha bisogno di una sala riunione attrezzata per organizzare un meeting con diversi clienti.



La struttura del coworking

Ovviamente ciascun coworking è diverso dall’altro con servizi diversi in base al contesto economico dove operano. In linea massima in un coworking sono presenti: open space, codesk, office, meeting room, learning room, spazio eventi, area relax.



Open space – Bat Haus coworking – USA


Open space:
si tratta della più classica raffigurazione di un coworking. Uno spazio aperto dove sono presenti diverse postazioni lavorative condivise. E’ tendenzialmente utilizzata dal singolo libero professionista. Non è esattamente il luogo ideale per i team di lavoro, ma la possibilità di condividere lo stesso spazio con professionisti di settori diversi può rivelarsi un’interessante opportunità di confronto.

Codesk:
di solito è un’area separata dall’open space, costituita da piccoli uffici aperti, interamente modulabili . E’ una soluzione che permette alle persone di lavorare in team ma separati dal resto dell’open space. Di solito è utilizzata da gruppi di lavoro o dalle aziende.

Office:
si tratta del classico ufficio. Un ufficio privato, slegato completamente dall’open space.


Meeting room:
si tratta della sala riunioni. Di solito sono dotate di videoproiettore e lavagna con fogli mobili. E’ lo spazio ideale per fare incontrare i professionisti di due o tre aziende, brainstorming, riunioni private e call conference.

Learning room:
è uno spazio più grosso della meeting room, dove possono stare 20 o più persone. Di solito è presente una grossa scrivania e una serie di sedie con bracciolo con scrittoio. Anche in questo caso saranno presenti strumenti come il video proiettore e la lavagna con fogli mobili. Di solito viene utilizzata per corsi di formazione, presentazioni, workshop o riunioni che coinvolgono un numero importante di partecipanti. Di solito è posizionato in un’area facilmente accessibile all’area relax per facilitare il coffee break.

Spazio eventi:
si tratta di uno degli spazi più estesi della struttura di un coworking, in grado di ospitare circa 80 o 100 persone in piedi. E’ un open space dedicato agli eventi. Di solito è presente un piccolo palco ed è direttamente collegata all’area relax per facilitare momenti come il coffee break o servizi di catering.


Area relax:
l’area più ambita del coworking. Battute a parte, è un’area piuttosto importante dove spesso nascono collaborazioni e idee. Qui la cura per l’ambiente è essenziale. E’ uno spazio informale, dotato di servizio bar. Un luogo dove le persone staccano, possono chiacchierare e ricaricare un po’ le batterie. Di solito sono aree piuttosto luminose, dotate di pannelli fonoassorbenti, tavolini da bar o ampi divani stile club di golf.

Alcune strutture di coworking offrono servizi più avanzati. Un esempio è l’ufficio virtuale che permette al libero professionista di ricevere la posta, usufruire di un centralinista che risponda alle telefonate e, nei casi più evoluti, di un assistente in grado di gestire i problemi dei clienti. A volte questo servizio si accompagna a quello della sede legale permettendo al libero professionista di utilizzare l’indirizzo del coworking come recapito postale godendo, quindi, del servizio di smistamento corrispondenza.

Coworking post covid

Alcune aziende del settore del coworking, già in epoca pre-covid, avevano constatato il declino del lavoro d’ufficio a tempo pieno pertanto hanno iniziato a siglare accordi di rete completa, permettendo ai lavoratori di lavorare ovunque e ad aprire nuovi uffici in aree residenziali avvicinandosi alle abitazioni dei clienti.

Aumentando il lavoro da remoto diminuiscono le ore continuative di impiego degli uffici e questo permette, al contempo, un maggior turn-over delle postazioni di lavoro. Pertanto gli uffici tendono sempre più ad essere modulari in modo da cambiare velocemente forma in base alle esigenze dei clienti.

Come dichiarato da Mark Dixon, CEO e founder di IWG il colosso specializzato nell’affitto di spazi di lavoro flessibili e coworking, la maggior flessibilità che viene richiesta sul lavoro sta diventando il punto di forza del coworking perchè risulta essere il tipo di struttura di cui hanno più bisogno i lavoratori in epoca post covid.

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